Lo que un bufete le debe a un cliente potencial que nunca firma

No somos abogados y esto no es asesoramiento legal. La Regla 4-1.18 tiene condiciones y excepciones que este artículo no cubre; cómo aplica a la admisión de su bufete es pregunta para su asesor ante el Colegio. Esto trata de construir la admisión para que la regla sea fácil de honrar.

La regla en un párrafo

Una persona que consulta a un abogado sobre la posibilidad de formar una relación cliente-abogado es un cliente potencial. Aun cuando no siga ninguna relación, el abogado no puede usar ni revelar la información que aprendió en la consulta, con excepciones limitadas, y la información puede crear conflictos para el abogado en asuntos posteriores. Esa es la Regla 4-1.18, y empieza en el primer mensaje, no en la firma.

Cinco cosas que la admisión debe hacer por eso

• • Pedir menos en el formulario. La admisión necesita el tipo de asunto, la parte contraria, la fecha clave y cómo contactar a la persona. No necesita toda la historia. Cada hecho que el formulario recoge es un hecho del que el bufete ahora responde, así que el formulario pide lo que una evaluación necesita y el abogado pregunta el resto en la consulta.
• • Mantener al agente de voz fuera de los hechos. Un agente que toma nombre, número y motivo no crea una transcripción llena de detalle del asunto. Uno que pregunta "cuénteme qué pasó" sí, y esa transcripción es ahora información confidencial en manos del bufete.
• • Acceso por rol. El personal de admisión ve lo que necesita para evaluar y agendar. El registro completo lo ven las personas que el bufete designe. Los hechos de un cliente potencial no deberían poder leerlos todos los que tengan usuario.
• • Conservar a los declinados. Una persona que el bufete declinó tras una verificación de conflictos es exactamente la persona cuyo nombre tiene que aparecer en una verificación posterior. La tarjeta pasa a No Corresponde y sigue siendo buscable; no se borra para ordenar el tablero.
• • No empujar el registro al sistema de clientes antes de la contratación. Meter los hechos de un cliente potencial en el software de gestión de casos antes de que se despeje el conflicto es como un bufete termina con la información de la otra parte en sus propios expedientes. La admisión vive en el sistema de admisión hasta que se firma el contrato.

Lo que esto descarta

Vender o compartir datos de admisión con quien sea. Correr anuncios contra ellos. Dejar que una agencia de mercadeo lea la bandeja. Usar un CRM genérico cuyo proveedor trata sus contactos como un conjunto de datos propio. Nada de esto es raro en otras industrias y todo es un problema aquí. También descarta a un proveedor que no firme un Acuerdo de Procesamiento de Datos, publique sus subprocesadores y borre a solicitud.

Dónde queda el proveedor

Aday Interactive es el encargado del tratamiento de datos del bufete bajo un DPA firmado, con acceso por rol, infraestructura cifrada, una cadena de subprocesadores publicada, y exportación y borrado a solicitud. Lo que el bufete hace con el registro lo gobierna la regla; lo que el proveedor puede hacer con él lo gobierna el DPA, y el DPA dice: nada más que guardarlo para el bufete.

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