PIPELINE VISUAL
Cada cliente potencial en un solo tablero, del primer contacto al contrato firmado.
Una tarjeta por persona, una etapa por cada paso que un bufete realmente da, y una etapa de verificación de conflictos que nadie puede saltarse. El contrato de honorarios que salió hace tres días y no volvió es lo primero que se ve.
ANTES / DESPUÉS
Cómo se ve hoy, y cómo queda
| Hoy | Con LegalCRM.pro |
|---|---|
| Clientes potenciales en una hoja de cálculo, una bandeja de entrada y una libreta | Un tablero, una tarjeta por persona |
| «¿Alguien le mandó el contrato?» | Contrato enviado, por quién, cuándo, y si volvió firmado |
| Un prospecto y un cliente se ven igual en el CRM | Prospecto y cliente contratado son etapas distintas con reglas distintas |
| El socio se entera de que el mes vino flojo a fin de mes | El socio ve el tablero |
| Un conflicto aparece en plena consulta | Verificación de conflictos pendiente es una etapa que nadie puede saltarse |
CÓMO FUNCIONA
Cómo se mueve el tablero
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1
Etapas construidas alrededor de cómo un bufete firma a un cliente: consulta nueva, formulario enviado, verificación de conflictos, consulta agendada, consulta realizada, contrato enviado, firmado, caso abierto. Enviamos una configuración por área de práctica y la ajustamos a cómo trabaja su bufete de verdad.
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2
Cada consulta se vuelve su propia tarjeta, venga del canal que venga: formulario web, llamada, texto o chat. La tarjeta lleva el idioma, el origen, el tipo de caso y la parte contraria.
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3
Las tarjetas se mueven cuando pasa algo: vuelve el formulario, se agenda la consulta, se firma el contrato. O cuando una persona las mueve.
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4
Lo que lleve parado más de su límite se pone rojo. Un contrato enviado hace tres días sin firma es el que la mayoría de los bufetes quiere ver primero.
DETALLES
Lo que lleva la tarjeta
Las etapas por defecto: nueva consulta, formulario enviado, verificación de conflictos, consulta agendada, consulta realizada, contrato enviado, firmado, caso abierto. Se ajustan a cómo trabaja su bufete.
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1
Cliente potencial y cliente retenido son etapas distintas: con reglas distintas. Nada del expediente se abre hasta que hay un contrato firmado.
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2
Verificación de conflictos pendiente: una etiqueta que hay que despejar antes de pasar a consulta agendada. La parte contraria viene del formulario.
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3
Alertas por tiempo: 24 horas en nueva consulta, o 72 horas en contrato enviado sin firma, y la tarjeta se pone en rojo.
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4
ES o EN en cada tarjeta: para que quien devuelva la llamada sea alguien que pueda sostener la conversación.
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5
Asignación a un abogado o a un especialista de admisión: con la carga de cada persona a la vista, y honorarios estimados por tarjeta para ver lo que se estanca en dólares.
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6
Un segundo tablero para quien consultó y no firmó: con su propio seguimiento, para que la decisión que toma semanas no se pierda.
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7
Historial completo: cada mensaje, llamada y cambio de etapa, con fecha y hora, y todo pasa al software de gestión de casos cuando se abre el caso.
POR ÁREA DE PRÁCTICA
Las etapas que usa cada área de práctica
Lesiones personales
Consulta nueva, contactado, consulta agendada, contrato enviado, firmado, caso abierto. El reloj en Contrato enviado es el número que vigila un bufete de lesiones, porque la persona sigue hablando con otros dos bufetes.
Inmigración
Consulta, cita agendada, documentos solicitados, documentos recibidos, contrato enviado, contratado. La etapa de documentos existe porque ahí es donde de verdad se atasca la admisión en inmigración.
Derecho de familia
Consulta, verificación de conflictos, cita agendada, consulta realizada, decidiendo, contrato enviado, contratado. Decidiendo es una etapa real con su propio seguimiento, porque la decisión toma semanas.
Defensa criminal
Llamada fuera de horario, capturada, abogado contactado, contrato enviado, contratado. Las tarjetas de personas detenidas van arriba del tablero con una marca de escalamiento, no en orden de fecha.
SUR DE LA FLORIDA
En un bufete del sur de la Florida la tarjeta suele llevar dos idiomas en el mismo caso: la persona escribe en español y el familiar que llama después habla en inglés, o al revés. Por eso el idioma del primer contacto vive en la tarjeta y no en la cabeza de quien contestó. Quien la tome después sabe en qué idioma marcar.
PREGUNTAS FRECUENTES
Lo que preguntan los bufetes sobre el tablero
Sí, con varios pipelines. Cada área puede tener sus propias etapas y sus propias alertas de antigüedad.
Solo si usted lo configura así. Viene apagado.
Sí, con filtros y reportes por sede. Coral Gables, Brickell y Pinecrest vienen incluidos.
Sí. Verificación de conflictos pendiente es una etapa, y la tarjeta no avanza a Consulta agendada hasta que su equipo la despeja. La verificación la corre el bufete en su software de casos; el tablero solo impide que el paso se salte.
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